WebMail Inecol Página principal INECOL Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología

 Tecnologías de Información y Comunicaciones

Formato de documentos

(continuación)

Cambiar fuente y tamaño de fuente

Una manera más sencilla de cambiar el formato o caracteres, es sombreando el texto que se desea cambiar de formato y oprimiendo la tecla de <CTRL>, en combinación con las siguientes teclas:

CTRL+SHIFT+F Cambiar fuente
CTRL+SHIFT+M Cambiar tamaño de fuente
CTRL+SHIFT+> Aumentar el tamaño de la fuente
CTRL+SHIFT+< Reducir el tamaño de la fuentes
SHIFT+F3 Cambiar mayúsculas a minúsculas
CTRL+BARRA ESPACIADORA Normal
CTRL+K Cursiva
CTRL+N Negrita
CTRL+S Subrayado
CTRL+SHIFT+D Subrayado doble
CTRL+SHIFT+L Versales 
CTRL+SHIFT+U Mayúsculas
CTRL+SHIFT+= Subíndice
CTRL+"+" Superíndice
CTRL+SHIFT+O Activar o desactivar texto oculto

Si desea teclear un texto todo en mayúsculas, basta que pulse previamente la tecla BLOQ MAYÚS. Cuando está activada esta función, los caracteres aparecen en mayúsculas sin necesidad de pulsar SHIFT. Si pulsa SHIFT cuando está activada BLOQ MAYÚS, las teclas aparecerán en minúsculas.

Formatos a párrafos

Para Word un párrafo es cualquier porción de texto que finaliza con un retorno de carro, pulsación de ENTER. Todas las especificaciones del formato de párrafo se guardan en la marca de párrafo (símbolo que aparece al final del párrafo). Si borra dicha marca, se suprimirán todas las características de formato que estuviesen activadas sobre el mismo. El párrafo en cuestión se unirá al párrafo siguiente, adoptando de paso todas las características del formato de éste.

Al pulsar ENTER para dar fin a un párrafo, su formato se sigue aplicando a la línea siguiente . Los formatos de párrafo no se cancelan o restauran con la pulsación de ENTER.

Existen varias formas de seleccionar formatos de párrafos : puede utilizar la barra de herramientas de Formato, combinaciones de teclas de acceso directo, o bien un cuadro de diálogo. A diferencia del formato de carácter, las especificaciones de formato de párrafo no actúan a modo de conmutador . Para cambiar el formato, se ha de seleccionar un nuevo tipo de alineación.

Se puede aplicar formato a un párrafo individual colocando el punto de inserción en el mismo y seleccionando las características apropiadas. Para formatear varios párrafos, es necesario seleccionar el conjunto de ellos previamente. Esto incluye definición de tabulaciones. Si cambia la posición de las tabulaciones, tan sólo se verán afectadas las del párrafo actual o las de aquellos que estén seleccionados. Para ajustar las tabulaciones para la totalidad de un documento, sería necesario seleccionar todo el texto del mismo previamente, o bien, definirlas antes de comenzar a teclear el texto del documento.

Alineación del texto entre los márgenes

Word cuenta con cuatro opciones relativas a la alineación del texto entre los márgenes:

Alineación a la izquierda Las líneas de texto se alinean en el margen izquierdo, dejando el margen derecho disparejo. Para hacer esto pulse el botón  de la barra de Herramientas o CTRL+ Q.
Alineación a la derecha Las líneas de texto se alinean en el margen derecho, dejando el margen izquierdo disparejo. Para hacer esto pulse el botón  de la barra de Herramientas o CTRL+D.
Alineación centrada Las líneas de texto quedan centradas entre los márgenes izquierdo y derecho, dejando dichos márgenes disparejos. Para hacer esto pulse el botón  de la barra de Herramientas o CTRL+T.
Alineación justificada Las líneas de texto quedan perfectamente alineadas en ambos márgenes. Para hacer esto pulse el botón  de la barra de Herramientas o CTRL+J.

Para desactivar cualquiera de estas opciones pulse nuevamente el botón que esté activado o CTRL+Q.

Cambiar el formato a párrafo utilizando el menú Formato Párrafo

  1. Posiciónese en cualquier lugar del párrafo o seleccione el párrafo.
  2. Escoja el comando Párrafo del menú FORMATO, y se despliega la caja de diálogo siguiente:

El campo interlineado fija el espacio interlineal y éste botón despliega las siguientes opciones :

Sencillo Espacia las líneas un espacio.
1.5 Línea Espacio de 1.5 
Doble El espacio entre líneas es doble.
Múltiple Para utilizar un interlineado diferente, ya sea 2 líneas y media o tres líneas, etc.
Mínimo y exacto Permite fijar espacio entre líneas manualmente.

También se puede especificar el interlineado con teclas de método abreviado presionando CTRL + Las siguientes teclas:

CTRL+1 Crea líneas de espacio sencillo
CTRL+2 Crea líneas de espacio doble
CTRL+5 Crea líneas de espacio de 1.5
CTRL+0 Doble espacio entre párrafos

Si desea activar la caja de diálogo de tabuladores, seleccione el botón Tabulaciones y aparecerá la siguiente ilustración :

Izquierda Permite alinear a la izquierda los elementos de una columna. Los caracteres introducidos se desplazan hacia la derecha de la tabulación.
Centrada Permite centrar el texto en torno a una tabulación. Al teclear el texto se traslada alternativamente a la izquierda y a la derecha para permanecer siempre centrado en la tabulación.
Derecha Permite alinear a la derecha los elementos de la columna. Al teclear el texto se desplaza hacia la izquierda de la tabulación.
Decimal Permite alinear una columna de números en base a la coma decimal de cada cantidad. Al teclear los caracteres se van desplazando hacia la izquierda hasta introducir la coma decimal. A partir de este momento, los dígitos de los decimales se desplazan hacia la derecha.
Barra Permite dibujar líneas entre columnas

El campo de alineación se refiere a la disposición del párrafo dentro del texto, sus opciones son :

Izquierda Alinea el texto a la izquierda.
Derecha Alinea el texto a derecha.
Centrado Las líneas del texto quedan centradas.
Justificada Alinea el texto perfectamente en ambos márgenes.

El campo sangría se utiliza para cambiar las sangrías que por default tiene Word para Windows y este botón tiene las siguientes opciones :

Izquierda Si desea colocar sangría a la izquierda y escriba el margen izquierdo que desee. El margen por default es 0. Dependiendo de la unidad de medida que tenga es como se fija la sangría, se puede ser en centímetro, pulgadas, etc..
Derecha Si desea colocar sangría a la derecha y escriba el margen derecho que desee. Tenga presente que del número 0 hacia la izquierda son los números negativos y hacia la derecha los positivos.

Crear sangrías escalonadas con teclas

Es posible utilizar las teclas de formato rápido para sangrar los párrafos en forma acumulativa, es decir, puede continuar aumentado o reduciendo la sangría cada vez que presione teclas. Cuando utilice las teclas de formato rápido, Word para Windows reconocerá las tabulaciones fijadas para cada párrafo y las utilizará para cada sangría sucesiva.
CTRL +H Sangrar un párrafo a la izquierda
CTRL +SHIFT + R Quita la sangría a la izquierda de un párrafo.
CTRL+F Crea una sangría francesa.
CTRL+SHIFT+G Reduce una sangría francesa.
CTRL+W Elimina el formato de párrafo aplicado utilizando teclas de mé todo abreviado o comando de menú.

Crear una sangría francesa

  1. Seleccione los párrafos a los que desee dar formato con una sangría francesa.
  2. En el menú FORMATO, haga clic en Párrafo y, a continuación, en la ficha Sangría y Espacio.
  3. En el cuadro "Especial", haga clic en "Francesa".
Campo de espacio Si desea que el texto utilice un espaciado diferente al que tiene por default (1) puede utilizar las opciones de Espacio:
Espacio anterior o espacio posterior Son utilizados para especificar la cantidad de espacio entre párrafos.

Conservar Párrafos

Word para Windows ofrece varias opciones para conservar unidas líneas o párrafos en una misma página y evitar así la división de los párrafos en lugares no deseados. Para poder realizar esto realice los siguientes pasos :

  1. Seleccione los párrafos.
  2. Elija Párrafo del menú FORMATO.
  3. Haga clic en Presentación.

Luego aparecerá una ventana como la siguiente ilustración:

Las opciones que aparecen en paginación son :

Control de viudas Impide que Word la última línea de un párrafo en la parte superior de una página (viuda) o la primera línea de un párrafo en la parte inferior (huérfanas).
Conservar líneas juntas Evita un salto de página en un párrafo.
Conservar con el siguiente Evita un salto de página entre el párrafo seleccionado y el siguiente.
Salto de página anterior Inserta un salto de página antes del párrafo seleccionado

Bordes

Word para Windows cuenta con un comando dentro del menú FORMATO. llamado Borde, el cual se utiliza para dibujar líneas horizontales y verticales, así como cuadros alrededor de los párrafos Si se cuenta con impresora a color es, posible escoger el color en el que se imprimirá los bordes. También es posible utilizar la opción Borde para agregar un fondo sombreado aun párrafo. En la siguiente sección, se muestran diferentes tipos de bordes que se pueden utilizar.

  1. Elija el texto, la ilustración, la etiqueta u otro objeto alrededor del cual desee colocar el borde.
  2. Escoja el comando FORMATO Bordes y Sombreado. Aparecerá la caja de diálogo Bordes y sombreados, como se muestra en la ilustración de abajo.
  3. En la opción Bordes, seleccione una de las siguientes opciones:
Ninguno No dibuja borde o quita uno existente.
Cuadro Dibuja un cuadro alrededor del párrafo.
Sombra Dibuja una sombra alrededor del cuadro.

El comando Estilo exhibe una muestra de las líneas de borde o sombra activas en el momento de hacer la selección. Las cabezas negras de las flechas indican una línea o un filo de borde. De la misma manera, las líneas de borde pueden agregarse al área vacía. Para eliminar cualquiera de ellos, presione el ratón sobre la línea de bordes que se desea borrar.

Establezca opciones a partir de las siguientes elecciones:

Desde el texto Especifica la distancia del borde con respecto del texto seleccionado.
Color Especifica el color de frente del sombreado.
Fondos Especifica el color de fondo del sombreado.

Sombreado

Para agregar oscuridad y sombreado a un borde.

  1. Seleccione el texto, la ilustración, la etiqueta o el objeto al que desee dar formato.
  2. Elija el comando Bordes y Sombreado del menú FORMATO. Para usar un borde sombreado:
  3. En la carpeta Bordes, seleccione el sombreado preestablecido. Aparecerá una caja sombreada en la exhibición del borde.
  4. Seleccione un estilo de línea, si es necesario.
  5. Elija con el tabulador el sombreado; entonces, seleccione de la siguiente lista de opciones de sombreado como lo muestra la ilustración siguiente :
  6. Escoja Aceptar para ejecutar la acción.
Sombreado Especifica el modelo visual o color profundo del sombreado.
Primer plano Especifica el color de frente del sombreado.
Fondo Especifica el color del fondo del sombreado.

Formato a columnas

En las columnas de estilo periodístico el texto comienza en la parte superior de la columna y continúa hasta el final de la misma, y luego se pasa a la parte superior de la siguiente. En todas las predefiniciones de columnas, el texto fluye automáticamente de una columna a la siguiente.

Seleccione el texto que desea transformar en columnas de estilo periodístico o coloque el punto de inserción donde desea que comiencen las columnas.

  1. Seleccione el comando Columnas del menú FORMATO.
  2. Teclee un número en la caja de texto número de columnas o seleccione un formato de columna de las preestablecidas disponibles.
  3. Ajuste el número de columnas a partir de cualquier predefinición con la caja de texto Número de columnas. La ventana Muestra ilustrará la nueva disposición de las columnas.
  4. Con las opciones Aplicar a, especifique si desea formatear todo el documento o el texto seleccionado.
  5. Seleccione Aceptar o presione ENTER para crear columnas.
  6. Seleccione Diseño de página del menú el comando VER, para ver las columnas.

Formato de columnas establecidas:

Una Una sola columna (omisión)
Dos Dos columnas del mismo tamaño
Tres Tres columnas del mismo tamaño
Izquierda Dos columnas, la izquierda desigual
Derecha Dos columnas, la derecha desigual

Para convertir el texto, seleccionado en columnas de estilo periodístico, también puede pulsar con el ratón el botón Columnas en la barra de herramientas estándar, mantener presionado el botón izquierdo del ratón y luego arrastrarlo para realzar el número de columnas que desea crear.

Encabezados y pies de página

Un encabezado o pie de página es un texto o un elemento gráfico que se imprime normalmente en la parte superior o inferior de cada una de las páginas de un documento. El encabezado se imprime en el margen superior y el pie de página se imprime en el margen inferior.

Puede usar un solo encabezado o pie de página ,en la primera página del documento o de cada sección, u omitir el encabezado o el pie de página en la primera página del documento o sección. También puede usar distintos encabezados y pies de página para las páginas pares e impares, o para cada sección de un documento.

Para insertar encabezados o pies de página:

  1. Escoja Encabezado/Pie de página en el menú VER.
  2. Haga clic en de la barra de herramientas Encabezado y pie para ir a la zona del encabezado o del pie de página.
  3. Introduzca el texto o los gráficos deseados.

Para insertar :

Texto Escriba el texto dentro de la línea punteada que rodea la zona del encabezado o el pie de página.
Números de página Haga clic en
La fecha actual Haga clic en
La hora actual Haga clic en

No es posible editar texto y gráficos en el documento mientras estén visibles las zonas del encabezado o del pie de página. Puede crear una marca de agua, un texto o gráfico que se imprime en cada página, insertando un objeto de dibujo en el encabezado.

Repetir un dibujo en todas las páginas

  1. Para mostrar la barra de herramientas Dibujo, haga clic en .
  2. En el menú VER, haga clic en Encabezado y pie de página.
  3. Para agregar un borde, haga clic en y, a continuación, arrastre el borde.
  4. Para agregar texto o gráficos, haga clic en o en y arrastre el marco o cuadro de texto.
  5. Escriba el texto o inserte el gráfico que desea que aparezca en cada página.
  6. Para mover el marco o cuadro de texto, seleccione el borde y arrástrelo hasta su nueva posición.
  7. Para cambiar el tamaño del marco o cuadro de texto, selecciónelo y arrastre un controlador de tamaño.
  8. En la barra de herramientas Encabezado y pie, haga clic en "Cerrar".

Numeración de páginas

Generalmente los números de página, forman parte de los encabezados o pies de página. Para numerar las páginas de un documento se deberá insertar el número de página como parte del encabezado o pie de página. Es posible insertar números de página de dos formas: Utilizando el comando Encabezando/Pie del menú VER o con el comando Números de página del menú INSERTAR este último comando es conveniente si se desea solo colocar el número de la página en los encabezados o pies de página.

Para insertar solo número de páginas:
  1. Escoja el comando Números de página .del menú INSERTAR .
  2. Seleccione en Posición ya sea en la parte superior o en la parte inferior de la hoja.
  3. Seleccione en Alineación ya sea a la izquierda, derecha, al centro interior o exterior.
  4. Escoja el botón de Aceptar y responda al mensaje:

Al hacer clic en Aceptar reemplaza cualquier encabezado o pie de página con alguno que solo tenga el número de página. Al hacer clic en Cancelar retiene el encabezado o pie de página si existen.

Para insertar números de página con texto en encabezados o pies de página:

  1. Escoja el comando Encabezado/Pie de página del menú VER.
  2. Seleccione el encabezado o pie de página en el cual desea añadir los números de páginas.
  3. Posicione el punto de inserción donde desee el número de página y seleccione el icono de Número de página.
  4. Adicione o edite cualquier texto que desee y escoja el botón Cerrar.

Incluir el número de página, el título y otros datos en un encabezado o pie de página

  1. En el menú VER, haga clic en Encabezado y pie depágina.
  2. Para ir a la zona del encabezado o del pie de página haga clic en de la barra de herramientas Encabezado y pie.
  3. En el menú INSERTAR, haga clic en Campo.
  4. Para seleccionar el tipo de campo que desee insertar, haga clic en una categoría del cuadro "Categorías".
  5. Para ver todos los tipos de campo disponibles, haga clic en "Todos".
  6. En el cuadro "Nombres del campo", haga clic en el tipo de campo que desee insertar.

Eliminar un encabezado o un pie de página

  1. Haga clic en la sección que contenga el encabezado o el pie de página que desee eliminar.
  2. En el menú VER, haga clic en Encabezado y pie de página.
  3. Seleccione el encabezado o el pie de página que desee eliminar y presione la tecla SUPR.

NOTA : Si modifica o elimina un encabezado o un pie de página en cualquier sección, el mismo cambio tendrá lugar en todas las secciones del documento, si no ha roto la conexión con el encabezado o con el pie de página anterior.