Introducción

Microsoft Word es un procesador de textos con características que facilitan la creación de cualquier clase de documentos, además tiene muchas características que nos permiten trabajar con mayor eficiencia, y obtener resultados rápidamente. Sin embargo, por ser una herramienta que ofrece muchas posibilidades, a veces no es fácil determinar lo que se puede lograr con ella. Este programa contiene lo necesario para producir cartas, circulares, informes y otros documentos.

Documentos

Pasos para la creación de documentos

La creación de un documento con Word para Windows, consta generalmente de los siguientes pasos:

• Crear o cargar de un disco un documento
• Escribir y dar formato al texto
• Revisar el texto y el formato
• Guardar el documento
• Imprimir el documento
• Salir de Word para Windows

Formas de presentación del texto

Word permite varias opciones para visualizar el texto de un documento, y se encuentran dentro del menú ver. Las principales presentaciones son: Normal, Diseño de Página, Esquema y Documento Maestro.

Presentación Normal

Muestra el texto con los tipos de letra y tamaños con los que se imprimirá, pero no se ven los encabezados, pies de página, números de página , notas al pie, columnas y otros elementos de formato que no forman parte del texto ordinario del documento. También se muestran los gráficos, aunque aparecen en el margen izquierdo en lugar de su posición real en la página.

Diseño de Página

Muestra los gráficos exactamente en la posición donde se imprimirán; también se muestran los encabezados, pies de página, números de página, notas al pie, columnas y demás elementos. También aparece una regla en el menú izquierdo de la pantalla.

Esquema

Se utiliza para crear y organizar esquemas. En el modo de presentación de esquema la regla se sustituye por la barra de herramientas de esquema.

Documento Maestro

Este modo de presentación resulta de utilidad cuando se esta trabajando con un documento muy extenso que esta dividido en secciones.

Barra de Herramientas

Se encuentra en la parte superior de la ventana de la aplicación debajo de la barra de menús y encima de la cinta. Ayuda a suministrar el acceso rápido con el mouse a muchas de las herramientas que se usan en Word. Para desplegar u ocultar herramientas ir al menú en VER haga clic en la Barras de herramientas y active o desactive las barras que desee. Entre las herramientas más comunes o más usadas están las de herramientas estándar y las herramientas de formato.

Crear un nuevo documento	Abrir un documento existente	Guardar un documento
Imprimir	Presentación preliminar	Revisar ortografía
Cortar las texto seleccionado	Copiar texto seleccionado	Pegar texto seleccionado
Copiar el formato del texto seleccionado	Deshacer la última acción	Rehacer la última acción
Autoformato	Insertar dirección	Insertar tabla
Insertar hoja de Microsoft Excel	Columnas	Ver u ocultar todos
Zoom	Asistente para ideas	Permite obtener ayuda
Especifica el tipo de fuente	Muestra el tamaño de fuente	Aplica el formato de negrita al texto seleccionado.
Aplica el formato de cursiva al texto seleccionado	Aplica el formato de subrayado al texto seleccionado	Alinea a la izquierda el texto
Centra el texto	Alinea a la derecha el texto	Justifica el texto
Números	Viñetas	Reducir la sangría
Aumentar la sangría	Barra de bordes	Estilo de línea
Borde superior	Borde inferior	Borde a la izquierda
Borde a la derecha	Borde interior	Borde exterior
Sin borde	Sombreado	Mostrar la barra de dibujo
Estilo

Crear un documento

1. En el menú ARCHIVO, haga clic en Nuevo.
2. Para crear un documento, haga clic en la ficha General y después en el icono Documento vacío.
3. En Aceptar haga clic.
4. Para crear un documento basado en una plantilla o asistente, haga clic en la ficha del tipo de documento que desee crear y, a continuación, haga clic en el nombre de la plantilla o asistente que desee utilizar.

Asignar nombre a los documentos

Para facilitar la búsqueda de los documentos, puede utilizar nombres de archivo largos y descriptivos. La ruta de acceso completa al archivo, incluida la letra de la unidad, nombre del servidor, ruta de la carpeta y nombre de archivo, puede tener hasta 255 caracteres. Los nombres de archivos no pueden incluir ninguno de los siguientes caracteres: barra (/), barra inversa (\), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), interrogación (?), comillas ("), barra vertical (|), dos puntos (:), o punto y coma (;).

Abrir un documento

1. Haga clic en .
2. En el cuadro "Buscar en" haga clic en la unidad de disco que contenga el documento.
3. En el cuadro debajo de "Buscar en", que muestra una lista de carpetas y archivos, haga doble clic en el nombre de la carpeta que contenga el documento. Siga haciendo doble clic en las subcarpetas hasta abrir la que contenga el documento.
4. Seleccione el nombre del documento en la lista de archivos.
5. Haga clic en "Abrir".

Para abrir un documento que haya usado recientemente, haga clic en su nombre al final del menú ARCHIVO. Si no aparece la lista de documentos usados recientemente, haga clic en Opciones en el menú HERAMIENTAS y elija la ficha General. Active la casilla de verificación "Archivos usados recientemente". Para abrir un documento creado en otra aplicación, haga clic en el formato de archivo deseado en el cuadro "Tipo". A continuación, haga clic en el nombre del documento en el cuadro que presenta una lista de las carpetas y archivos. También puede escribir la extensión en el cuadro "Nombre", por ejemplo, *.wk4 para encontrar los archivos de Lotus 1-2-3 versión 4.0.

Visualización del texto

Para aumentar o "hacer Zoom para acercar" parte del documento, use el cuadro "Zoom" de la barra de herramientas estándar. Bastará con hacer clic en la flecha abajo y seleccionar un porcentaje, o con escribir un valor. También puede elegir Zoom del menú VER y seleccionar opciones en el cuadro de diálogo Zoom.

Guardar un documento

1. Activar el menú ARCHIVO
2. Seleccionar Guardar o Guardar como si es primera vez que guardará el documento.

Si guarda un documento determinado por primera vez, Word mostrará el cuadro de diálogo de Guardar como para que pueda escribir un nombre para el documento. También puede seleccionar la unidad de disco y el directorio en el que desee guardar el archivo.
El cuadro de diálogo presentado por el comando Guardar como ofrece la serie de opciones siguientes:

Activando la opción Guardar como del menú ARCHIVO y haciendo clic en Opciones se presentan opciones complementarias en el cuadro de diálogo como lo muestra la siguiente ilustración:

Abrir un documento

Se puede realizar de tres maneras:

1. Para abrir rápidamente uno de los últimos documentos en los que trabajó, elíjalo al final del menú ARCHIVO.
2. Activar el menú ARCHIVO y seleccionar la opción Abrir. Se selecciona el nombre del documento a recuperar, ya sea con el cursor y presionando ENTER en el nombre del archivo deseado, o bien con el puntero del ratón se selecciona dando un clic sobre el nombre del archivo. Presionar Aceptar.
3. Haga clic en el botón Abrir de la barra de herramientas estándar. Seleccione el documento de entre la lista "Nombre de archivo" y elija el botón Aceptar

Edición

Edición del texto

La edición de documentos es una parte esencial del trabajo cotidiano con un tratamiento de texto. Dentro de la edición se pueden efectuar entre otras, las opciones siguientes:

• Agregar o eliminar texto.
• Cambiar la ubicación de párrafos.
• Agregar gráficos al texto.
• Cambiar el formato de caracteres, párrafos, páginas o del documento completo.

Insertar caracteres Para insertar un caracter que no aparezca en el teclado elija Símbolo del menú INSERTAR y seleccione la ficha Símbolos. En el cuadro "Fuente", seleccione la fuente que contenga el símbolo que desee. Haga doble clic en un símbolo (puede hacer clic en un símbolo para tener una visión aumentada). En el cuadro de diálogo Símbolo, también puede seleccionar la ficha caracteres especiales. Cuando termine de insertar símbolos, elija el botón "Cerrar".

Autotexto Autotexto es una herramienta muy potente, pero no actúa de forma automática. Es necesario teclear la abreviatura y pulsar después la tecla F3, o bien abrir el cuadro de diálogo Autotexto, seleccionar la entrada e insertarla a continuación.

Crear e insertar un elemento de autotexto

Para utilizar Autotexto, ha de crear en primer lugar una entrada de autotexto para vincular una palabra o frase con su abreviatura. Para crear una entrada de Autotexto seleccione el texto al que le quiera asignar una abreviatura y elija la orden Autotexto en el menú EDICIÓN. Cuando necesite insertar una entrada de Autotexto en un documento, teclee la abreviatura de la misma y pulse F3.

Usar otras opciones de autotexto

Si olvida la abreviatura de determinadas expresiones o bien si desea eliminar una entrada de Autotexto, tendrá que abrir el cuadro de diálogo Autotexto. Sin que exista ningún texto seleccionado en el documento, elija Autotexto en el menú EDICIÓN. Aparecerá entonces un cuadro de diálogo con la primera abreviatura seleccionada.
Después seleccione un elemento de la lista. Si desea insertar el elemento con su forma original, seleccione la opción "Texto con formato", si desea que el formato del elemento corresponda al del texto que le rodee en el documento, elija la opción "Texto normal". A continuación elija el botón "Insertar".

Insertar con autotexto

Cuando exista una palabra o frase que ha de repetir con frecuencia, utilice Autotexto. Autotexto permite insertar una palabra, frase, o incluso una sección completa de texto introduciendo en su lugar una abreviatura. Así, podría crear una abreviatura para otorrinolaringólogo y conseguir que quede insertada pulsando simplemente oto. Procure usar abreviaturas que le ahorren pulsaciones de teclas, pero que sigan permitiéndole identificar cual es el texto al que sustituyen. Las abreviaturas cortas podrían no resultar apropiadas. Cuando necesite insertar una entrada de Autotexto en un documento, teclee la abreviatura de la misma y pulse F3. La abreviatura ha de estar seguida de un espacio o retorno de carro aunque pueden existir varios espacios en blanco entre la misma y el punto de inserción al pulsar F3. Si existiera algún otro caracter intermedio Word emitirá un pitido indicando que no ha podido localizar dicha abreviatura en la lista de Autotexto.

No es necesario teclear todos los caracteres de la abreviatura; es suficiente introducir los caracteres que permitan identificar ésta de otras abreviaturas de la lista de Autotexto. Si olvida las abreviaturas de determinadas expresiones, o bien desea eliminar una entrada de Autotexto, tendrá que abrir de nuevo el cuadro de diálogo Autotexto. Sin que exista ningún texto seleccionado en el documento, elija Autotexto en el menú EDICIÓN. Aparecerá entonces un cuadro de diálogo.

Si sus iniciales no aparecen seleccionadas, pulse en ellas Ahora. En el panel Muestra aparecerá el texto correspondiente a la abreviatura seleccionada. Pulse dos veces en la abreviatura de sus iniciales para que se inserte en el documento su nombre completo, o bien seleccione la abreviatura y pulse en Insertar. Active una vez más el cuadro de diálogo Autotexto. Observe los botones de opción rotulados como Texto con formato y Texto normal. Si elige Texto con formato, se insertará el texto con todos los atributos de formato que tuviera en el momento en que se creó la entrada de Autotexto. Si selecciona Texto normal, se aplicará al mismo el formato actual del párrafo en donde está ubicado el punto de inserción.

Sugerencia: Para imprimir una lista de las entradas de Autotexto, seleccione Imprimir en el menú ARCHIVO, despliegue la lista Imprimir, seleccione Autotexto y pulse en Aceptar.

Para eliminar una entrada de Autotexto, selecciónela en la lista Nombre y pulse en el botón Eliminar. Para editar una entrada de Autotexto, inserte el texto en el documento, edítelo y vuelva a guardarlo corno entrada de Autotexto usando la misma abreviatura.

Para borrar el glosario especial sin insertar su contenido en el documento, seleccione la entrada Especial en el cuadro de diálogo Autotexto y pulse en Eliminar. La próxima vez que añada algo al glosario especial, éste volverá a crearse desde el principio.

Autocorrección

Utilice la función Autocorrección para corregir automáticamente palabras que suela escribir incorrectamente o para insertar texto, gráficos u otros objetos que utilice frecuentemente. Por ejemplo, puede crear un elemento llamado "bg" para el nombre "Beatriz García", de forma que cada vez que escriba bg seguido por un espacio, Wordd introducirá automáticamente el nombre Beatriz García.

Crear un elemento de Autocorrección

1. En el menú HERRAMIENTAS, elija Autocorrección. Asegúrese de que la casilla "Reemplazar según escribe" esté seleccionada.
2. En el cuadro "Reemplazar", escriba un nombre para el elemento de Autocorrección (por ejemplo escriba attn). Un nombre de elemento de autocorrección puede tener hasta 31 caracteres y no debe contener espacios.
3. En el cuadro "Con", escriba el texto que sustituirá automáticamente al del cuadro "Reemplazar" (por ejemplo, escriba le saludamos atentamente).
4. Elija el botón "Agregar" y a continuación, elija el botón "Aceptar". Word viene con un conjunto de elementos de Autocorrección predeterminados. Para ver los elementos, desplácese por la lista.

Si desea crear un elemento para un fragmento grande de texto, un gráfico o un texto que desee guardar con su formato original, escriba primero el texto en el documento y luego selecciónelo. Para guardar el formato de párrafo con el elemento, incluya la marca de párrafo en la selección. En el menú HERRAMIENTAS, elija Autocorrección. La selección aparecerá en el cuadro "Con".

Para guardar el elemento como texto normal, seleccione la opción texto normal. Un elemento de Autocorrección guardado como texto normal puede tener hasta 255 caracteres, incluyendo espacios y signos de puntuación. Para guardar texto con su formato original, seleccione la opción "texto con formato". En el cuadro "Reemplazar" escriba un nombre para el elemento de Autocorrección y a continuación, elija el botón Agregar.

Uso de Autocorrección

Autocorrección es en realidad una característica interna que tal vez ha visto ya en acción. Pruebe a teclear qe y pulse la barra espaciadora. Word cambiará automáticamente la palabra por "que". Teclee "HOIa', con los dos primeros caracteres en mayúscula. Pulse Return Word cambiará la segunda letra a minúscula. Si teclea una i como conjunción, Word la cambiará automáticamente por y.

Todo esto es obra de Autocorrección. Autocorrección examina lo que se escribe y corrige estos y otros errores habituales sobre la marcha. Es posible personalizar la forma de operación de Autocorrección, así como agregar nuevos elementos para su corrección automática. Por ejemplo, si existen algunas palabras que suele escribir mal, puede hacer que Word las corrija de forma instantánea al mismo tiempo introducirlas. También puede crear entradas de Autocorrección para insertar un texto al teclear una abreviatura sin necesidad de pulsar F3. Por ejemplo, podría hacer que Word inserte el nombre completo de una persona al introducir sus iniciales, o bien el nombre de una provincia tecleando los dos primeros caracteres.

Veamos ahora un ejemplo práctico. Supongamos que suele teclear incorrectamente la palabra "documento", escribiendo "documetno" en su lugar. Teclee ahora documetno y pulse dos veces en esta palabra para seleccionarla. Elija ahora Autocorrección en el menú HERRAMIENTAS. El texto seleccionado aparecerá automáticamente en el cuadro Reemplazar, pudiendo elegir los botones de opción Texto normal o Texto con formato. Teclee la ortografía correcta de la palabra - "documento" - y pulse el botón Agregar. Elija Aceptar para regresar al documento, teclee documetno (incorrectamente) y pulse la barra espaciadora. Word corregirá automáticamente el error.

Insertar texto y elementos gráficos automáticamente según se escribe

Puede insertar automáticamente texto y elementos gráficos de uso frecuente. Por ejemplo, puede guardar el logotipo de una compañía como un elemento de autocorrección llamado milogo. A continuación, cada vez que escriba la palabra milogo seguida de un espacio, Word la sustituirá por el logotipo de esa compañía. 

Seleccione el texto o el elemento gráfico que desee guardar como elemento de autocorrección. Haga clic en Autocorrección del menú HERRAMIENTAS. Asegúrese de que la casilla de verificación "Reemplazar según se escribe" está activada. Escriba en el cuadro "Reemplazar" un nombre para el elemento de autotexto (hasta 31 caracteres sin espacios). Para guardar el elemento sin su formato original, haga clic en "Texto normal". Para guardar el texto con su formato original, haga clic en "Texto con formato". Haga clic en "Agregar".