Dar Formato a Números, Fechas y Horas

Microsoft Excel cuenta con varios formatos de número, fecha y hora. Los tipos de formatos de número incorporados están dispuestos en Categorías en la ficha Número del menú FORMATO en el cuadro de diálogo Celdas. A continuación se muestran las opciones:

Formato de números

Para poder cambiar el formato a los números realice los siguientes pasos :

1. Seleccione las celdas en las cuales desea cambiar el formato número.
2. Para especificar un formato de número. Seleccione una de las opciones del cuadro "Categoría".
3. Después de hacer clic en dicho cuadro, podrá seleccionar uno de los códigos que se muestran.

Dar formato de texto a números

Antes de introducir los números deberá dar formato de texto a las celdas.

1. Seleccione las celdas a las que desee dar formato.
2. En el menú FORMATO, haga clic en "Celdas" y, a continuación, en la ficha "Número".
3. En el cuadro "Categoría", haga clic en "Texto".

Nota : Para introducir rápidamente números como texto, escriba un apóstrofo delante.

Dar formato a fechas u horas

1. Introduzca la fecha u hora en el celda.
2. En el menú FORMATO, haga clic en Celdas y, a continuación, en la ficha Fechas u Horas.
3. Haga clic en Aceptar.

Ocultar ceros usando un formato de número

1. Seleccione las celdas a las que desee dar formato.
2. En el menú FORMATO, haga clic en Celdas y, a continuación, en la ficha Número.
3. En el cuadro "Categoría", haga clic en "Personalizada".
4. En el cuadro "Tipo", escriba 0;0;.

Nota : Para desactivar la presentación de valores cero en una hoja completa, haga clic en Opciones, en el menú HERRAMIENTAS y desactive la casilla de verificación "Valores cero" de la ficha Ver.

Ocultar datos en celdas

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desee ocultar.
2. En el menú FORMATO, haga clic en Celdas y, a continuación, en la ficha Número.
3. En el cuadro "Categoría", haga clic en "Personalizada".
4. En el cuadro "Tipo", escriba tres signos de punto y coma ( ; ; ;).

Los datos de la celda aparecerán en la barra de fórmulas, o en la celda, si edita en ella. Los datos de la celda no se imprimirán.

Para cambiar el formato de toda la hoja

Ir al inicio de la hoja oprimir SHIFT y FIN, se selecciona todo el texto y podrá cambiar el formato de toda la hoja.

Usar Referencias

Una referencia identifica una celda o grupo de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores que se desean utilizar en una fórmula. Con las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También podrá hacer referencia a las celdas de otras hojas de un libro, a otros libros y a los datos de otras aplicaciones. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otras aplicaciones se denominan referencias remotas. Las referencias de celdas están basados en los encabezados de fila y columna de una hoja de cálculo. De manera predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, en el que las columnas se titulan con letras (A, B, C... Z; AA, AB, AC,... AZ; BA, BB, BC, etc.) y las filas se titulan con números. Es posible cambiar los encabezados de las columnas para que sean números en lugar de letras; esto es lo que se conoce como estilo de referencia tipo L1C1. Microsoft Excel muestra la referencia de la celda activa en el extremo izquierdo del área de referencia de la barra de fórmulas.

Diferencia entre referencias relativas , absolutas y mixtas

La distinción entre referencias relativas , absolutas y mixtas es importante si piensa copiar una fórmula de una celda a otra. Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza referencias relativas.

• Referencia relativa de celda.- En una fórmula, especifica la dirección de otra celda relacionada con la celda que contiene la fórmula. Una referencia relativa tiene la forma A1, B1, etc.
• Referencia absoluta de celda.- En una fórmula, especifica la dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia absoluta tiene la forma $A$1, $B$1, etc.
• Referencia mixta de celda.- Excel ajustará la letra de la columna o el número de la fila ( la que no tenga un símbolo $) y dejará la otra parte de la referencia sin cambios. Una referencia mixta tiene la forma A$1 o $A1.

Introducir una referencia a otra hoja de cálculo

1. Seleccione la celda en la que desea introducir una referencia.
2. Escriba un signo igual (=). Si no comienza la fórmula con una referencia, escriba el operador con el que desea preceder a la referencia.
3. Cambie la hoja de cálculo que contiene a las celdas a las que desea hacer referencia y, a continuación, seleccione las celdas que desee.
4. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia : Para introducir una referencia a un rango, selecciónalo, mantenga presionada la tecla SHIFT y, a continuación, haga clic en la celda con la que terminará la referencia

Crear Fórmulas

Cómo funcionan las fórmulas

Una fórmula ayuda a analizar los datos de una hoja de cálculo. Podrá realizar operaciones con valores de la hoja de cálculo, como la suma, la multiplicación y la comparación. Utilice una fórmula cuando desee introducir valores calculados en una hoja de cálculo.

Una fórmula puede incluir cualquiera de los siguientes elementos: operadores, referencias a celdas, valores, hojas de cálculo, funciones y nombres. Para introducir una fórmula en una celda de una hoja de cálculo, escriba una combinación de estos elementos en la barra de fórmulas. Las fórmulas deben comenzar con un signo igual (=).

Cómo funcionan los operadores

Los operadores especifican la operación que se desea realizar con los elementos de una fórmula, por ejemplo, suma, resta o multiplicación.

• Los operadores aritméticos realizan operaciones matemáticas básicas, combinan valores numéricos y producen resultados numéricos (+, -, /, *, %, ˆ).
• Los operadores de comparación comparan dos valores y producen el valor lógico VERDADERO o FALSO (=, >, <, <=, >=, <>).
• El operador de texto une uno o más valores de texto en un solo valor de texto combinado (&).

Introducir una fórmula

La introducción de una fórmula es la técnica básica que se utiliza para analizar datos en la hoja de cálculo. Utilícela cuando desee introducir valores calculados.

1. Seleccione la celda en la que desea introducir la fórmula.
2. Escriba un signo igual (=) seguido de una fórmula. Si comienza una fórmula pegando un nombre o una función, Microsoft Excel insertará automáticamente el signo igual (=).

Sugerencia: También podrá introducir una fórmula utilizando el Asistente para funciones o pegando información copiada.

Introducir texto a una fórmula

Cuando se introduce texto en una fórmula el valor de texto debe escribirse entre comillas dobles. Si no se usan comillas dobles, Excel interpretará el texto como si fuera un nombre o un número. Si desea incluir comillas dentro del texto, utilice dos comillas dobles por cada par de comillas dobles que desee presentar. Orden de evaluación de operadores. Si combina varios operadores en una celda individual, Excel efectuará las operaciones en el orden siguiente:

Operador Descripción .: Rango Espacio Intersección ; Unión - Negación (operador individual) % Porcentaje ^. Función exponencial * y / Multiplicación y división + y - Suma y Resta & Unión de texto = < ><= >= <> Comparación

Si la fórmula contiene más de un operador con la misma prioridad,. Por ejemplo, varios operadores de comparación. Excel los evaluará de izquierda a derecha. Si desea alterar el orden de evaluación, utilice paréntesis para agrupar expresiones en la fórmula.